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La Gestione e l'analisi dei Processi

Le tecnologie si sono evolute, le leggi si modificano, le responsabilità cambiano e la competività è sempre maggiore.
Oggi più che mai le aziende sono chiamate a far sì che ciascuna unità organizzativa migliori le proprie performance.
Mantenere l'azienda al passo con l'evoluzione deve essere uno dei capisaldi alla base di una migliore gestione aziendale.

Per mettere in atto un piano di miglioramento aziendale è quindi necessario puntare alla definizione dei processi e alla loro organizzazione.

Per processo si intende un'insieme di attività correlate svolte da persone afferenti a strutture, spesso, eterogenee. È come un'orchestra nella quale ognuno contribuisce, con impegno, per generare la giusta sinfonia.

L'obiettivo di una corretta gestione dei processi è l'efficienza aziendale in termini di produttività, di risultati e di scambio informazioni. Ponendo al centro dell'attenzione l'aggiornamento dei processi è possibile migliorare in modo significativo la propria organizzazione. È quindi necessario conoscere a fondo ciò che si fa, ossia i processi strategici, operativi e di supporto. Non solo, occorrerà adottare una visione globale per cogliere eventuali criticità derivanti da ciò che gravita attorno ai singoli processi.

Approcciare ad una visione d'impresa per processi assicura il necessario coordinamento tra tutte le attività aziendali e consente di identificare le figure responsabili al presidio di interi processi, ciò consente di generare soddisfazione nel cliente e quindi valore per l'azienda.

Il ciclo

L'analisi dei processi aziendali, per una corretta gestione di impresa, si svolge in più fasi. Di seguito dettaglieremo i 4 step principali della metodologia:

Analisi AS-IS;
Identificazione processi da migliorare;
Introduzione dei nuovi processi e piano di azione;
Analisi e ottimizzazione dei processi.

Le Fasi di Analisi dei Processi

Analisi AS-IS

In questa fase avviene l'analisi e la comprensione dei processi aziendali attualmente vigenti. Per una completa attività di mappatura dei processi OPSI pone le domande chiave per poter comprendere nel dettaglio come questi si svolgono all'interno dell'azienda e come i responsabili di processo operano per realizzare i propri obiettivi quotidiani.
Questa fase è fondamentale in quanto getta le basi per la realizzazione della documentazione necessaria per il futuro piano di intervento.

Identificazione processi da migliorare

In seguito alla mappatura dei processi in essere di un'azienda è fondamentale identificare le aree e i processi, coerentemente con gli obiettivi strategici, sui quali focalizzarsi per migliorare l'efficienza del business. In questa fase vengono predisposti gli indicatori di performance (Key Performance Indicators) per rendere questi processi definiti e misurabili. Da notare che anche se la fase di mappatura riguarda l'intera realtà aziendale, gli ambiti di intervento di miglioramento, in un primo momento, possono avvenire solamente su alcuni processi chiave per la strategia aziendale perseguita. Incentrare i propri sforzi su processi strategici è la chiave per far percepire più valore ai propri clienti e di conseguenza, la via più rapida al raggiungimento degli obiettivi di business.

Introduzione dei nuovi processi e piano di azione

In questa fase vengono modellati e progettati i nuovi processi aziendali nell'ottica di una maggior integrazione. I nuovi processi, comprendenti i passi da compiere e le tempistiche di riferimento per raggiungere gli obiettivi di miglioramento fissati, vengono condivisi con gli stakeholder e migliorati fino alla versione definitiva che sarà illustrata ai relativi responsabili operativi. Quest'ultimo passaggio è molto delicato poichè le attività che compongono un processo possono appartenere anche a molteplici funzioni aziendali.

Analisi e ottimizzazione dei processi

L'introduzione in azienda dei nuovi processi comporta l'attività di misurazione e verifica dei risultati ottenuti. Queste analisi sono la chiave per il miglioramento continuo aziendale e per aumentare il grado di efficienza di ogni risorsa coinvolta nel processo. Ciò scaturisce in una continua misurazione dei processi e di perfezionamento degli stessi. In questo modo si garantisce una qualità di servizio elevato in tutte le sue fasi, il continuo miglioramento dell'azienda e l'effettivo raggiungimento degli obiettivi inizialmente stabiliti.

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Condurre un'analisi della propria azienda consentirà di raggiungere una gestione e un'organizzazione efficiente ed efficace dei processi aziendali.

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